Reglementierter Beauftragter: Beratung zur LBA-Zulassung
Sie möchten einen Betriebsstandort als reglementierten Beauftragten zulassen lassen? First Class AirCompliance unterstützt Sie bei der Vorbereitung, der Erstellung Ihres Luftfracht- und Cybersicherheitsprogramms und den Schritten im Zulassungsverfahren beim Luftfahrt-Bundesamt.
Am Anfang stehen Ihre betrieblichen Abläufe: Welche Luftfracht bearbeiten Sie, welche Aufgaben übernehmen Sie und wie wird die Sendung an Ihrem Standort geschützt? Daraus entwickeln wir mit Ihnen eine nachvollziehbare Grundlage für die Zulassung – mit klaren Zuständigkeiten und einem Sicherheitsprogramm, das zu Ihrem Unternehmen passt.
Was ist ein reglementierter Beauftragter?
Ein reglementierter Beauftragter, kurz regB, ist eine behördlich zugelassene Stelle innerhalb der sicheren Lieferkette für Luftfracht und Luftpost. Je nach zugelassenem Tätigkeitsumfang übernimmt sie Aufgaben bei der Annahme, Bearbeitung, Lagerung oder Weitergabe von Sendungen und setzt die hierfür erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen um.
Der Status ist insbesondere für Unternehmen relevant, die Luftfracht im Auftrag anderer Unternehmen bearbeiten. Dazu können beispielsweise Speditionen, Luftfracht-Handlingbetriebe und Lagerdienstleister gehören. Welche Zulassung zu Ihrem Vorhaben passt, hängt von Ihrer tatsächlichen Tätigkeit und dem jeweiligen Betriebsstandort ab.
Dokumentarischer regB: Zulassung ohne eigenes Lager
Ein reglementierter Beauftragter muss nicht zwingend ein eigenes Frachtlager betreiben. Auch Unternehmen, die ausschließlich dokumentarisch tätig sind, beispielsweise Luftfrachtbriefe (Air Waybills, AWB) erstellen und sicherheitsrelevante Frachtdaten bearbeiten, können je nach Tätigkeit eine regB-Zulassung benötigen.
Bei einem rein dokumentarischen Betrieb stehen die betreffenden Arbeitsplätze, PCs, Anwendungen und Zugriffsberechtigungen im Mittelpunkt des Schutzkonzepts. Der abzugrenzende Sicherheitsbereich kann sich abhängig von den Abläufen auf diese Arbeitsplätze und IT-Systeme beziehen. Umfang und Maßnahmen werden im Sicherheitsprogramm beschrieben und im Zulassungsverfahren mit dem LBA abgestimmt.
Wir berücksichtigen bei der Beratung, ob Sie Fracht tatsächlich annehmen oder lagern oder ausschließlich Dokumente und Daten bearbeiten. So wird das Sicherheitskonzept an den tatsächlichen Tätigkeitsumfang angepasst.
Sicherheitsstatus erhalten und Frachtkontrollen richtig einordnen
Bereits sichere Luftfracht muss während der weiteren Bearbeitung vor unbefugten Eingriffen geschützt bleiben. Bei unsicherer Fracht sind die erforderlichen Kontrollen zu organisieren. Eigene Frachtkontrollen setzen den entsprechenden zugelassenen Rahmen, geeignete Kontrolltechnik und qualifiziertes Kontrollpersonal voraus. Die regB-Zulassung allein ersetzt diese Voraussetzungen nicht.
Voraussetzungen für die Zulassung als reglementierter Beauftragter
Das Luftfahrt-Bundesamt prüft die Unterlagen und die Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen am Betriebsstandort. Zur Vorbereitung gehören insbesondere:
- Antrag und Erklärungen: die zum Vorhaben passenden Antragsunterlagen und Verpflichtungserklärungen
- Luftfrachtsicherheitsprogramm: eine Beschreibung der Sicherheitsverfahren und ihrer betrieblichen Überwachung
- Verantwortliche Personen: die Benennung der Sicherheitsbeauftragten und die erforderlichen Qualifikationsnachweise
- Cybersicherheit: ein Cybersicherheitsprogramm mit den für Ihre sicherheitsrelevanten IT-Systeme und Daten erforderlichen Maßnahmen
- Personal und Schulungen: die aufgabenbezogenen Schulungen und die jeweils notwendigen Zuverlässigkeitsnachweise
- Betriebliche Umsetzung: wirksame Maßnahmen zum Schutz der Fracht und zur Steuerung des Zugangs
- Unternehmensunterlagen: die für den konkreten Antrag erforderlichen Nachweise, etwa der Handelsregisterauszug
Welche Nachweise benötigt werden, klären wir anhand Ihrer Tätigkeiten und der aktuellen LBA-Vorgaben. Die Übersicht ersetzt keine vollständige Prüfung des einzelnen Vorhabens.
Das Luftfrachtsicherheitsprogramm als Grundlage
Das Luftfrachtsicherheitsprogramm (LFSP) hält fest, wie Ihr Betrieb die Luftsicherheitsanforderungen erfüllt. Es beschreibt die anzuwendenden Methoden und Verfahren sowie die eigene Überwachung ihrer Einhaltung. Für die Erstellung stellt das LBA ein Musterprogramm bereit.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Abläufe verständlich zu dokumentieren und Verantwortlichkeiten eindeutig zu beschreiben. Entscheidend ist, dass die Unterlagen und die Umsetzung im Betrieb zusammenpassen. Ein ausgefülltes Muster allein beantwortet noch nicht, wie Ihre Mitarbeitenden die Maßnahmen im Alltag durchführen.
Cybersicherheitsprogramm für reglementierte Beauftragte erstellen
Zur Luftsicherheit gehört auch der Schutz sicherheitsrelevanter Informationen und IT-Systeme. Das betrifft ebenso dokumentarische regB: Werden beispielsweise Frachtdaten oder Angaben zum Sicherheitsstatus elektronisch verarbeitet, muss deren Schutz im Sicherheitskonzept berücksichtigt werden.
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung des Cybersicherheitsprogramms und seiner Einbindung in Ihre Luftsicherheitsdokumentation. Dabei stimmen wir die benötigten Angaben mit Ihren betrieblichen Verantwortlichen und Ihrer IT ab.
- Die für die Luftsicherheit relevanten Systeme, Anwendungen und Daten erfassen
- Risiken und vorhandene Schutzmaßnahmen nachvollziehbar beschreiben
- Zuständigkeiten, Zugriffsregelungen und Abläufe bei Sicherheitsvorfällen dokumentieren
- Erforderliche Schulungen und die betriebliche Umsetzung berücksichtigen
Die Maßnahmen richten sich nach Ihrer Tätigkeit und den aktuellen Anwendungsgrundsätzen. Das Cybersicherheitsprogramm ist ein Bestandteil der Zulassungsvorbereitung und wird gemeinsam mit dem übrigen Sicherheitsprogramm betrachtet.
So unterstützt First Class AirCompliance Ihr Unternehmen
Unsere Beratung beginnt mit Ihrer Ausgangslage. Sie können Unterstützung für einzelne Schritte oder für die Vorbereitung des gesamten Zulassungsverfahrens anfragen.
Vorhaben und Tätigkeitsumfang klären
Wir besprechen Ihre Aufgaben in der Lieferkette, den vorgesehenen Standort und vorhandene Unterlagen. Daraus ergibt sich, welche Themen für Ihr Vorhaben geklärt werden müssen.
Sicherheitsprogramm erstellen
Wir unterstützen bei der Ausarbeitung des LFSP und stimmen die notwendigen Informationen mit Ihren betrieblichen Verantwortlichen ab.
Cybersicherheitsprogramm ausarbeiten
Wir unterstützen bei der Dokumentation Ihrer Cybersicherheitsmaßnahmen und stimmen die Schnittstellen zum LFSP sowie die benötigten Informationen mit Ihnen und Ihrer IT ab.
Unterlagen und Qualifikationen abstimmen
Gemeinsam ordnen wir die benötigten Nachweise und den Schulungsbedarf den jeweiligen Aufgaben zu. Unsere Schulungsangebote zur Luftsicherheit finden Sie in einer eigenen Übersicht.
Zulassungsverfahren vorbereiten
Wir begleiten Sie bei der Vorbereitung der Einreichung und helfen, Rückfragen zum Sicherheitsprogramm strukturiert zu bearbeiten. Den Umfang unserer Unterstützung stimmen wir mit Ihnen ab.
Wie läuft die regB-Zulassung beim LBA ab?
- Vorhaben vorbereiten: Standort, Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und erforderliche Nachweise zusammenstellen
- Antrag und Sicherheitsprogramm einreichen: die aktuellen Formulare und Übermittlungswege des LBA nutzen
- Unterlagenprüfung: offene Fragen mit der Behörde klären und erforderliche Ergänzungen vornehmen
- Vor-Ort-Kontrolle: das LBA überprüft die Umsetzung der beschriebenen Maßnahmen am Betriebsstandort
- Behördliche Entscheidung: das LBA entscheidet über die Zulassung und ihren Umfang
Die Zulassung ist für längstens fünf Jahre gültig. Auch während ihrer Laufzeit müssen die Anforderungen erfüllt bleiben. Änderungen an Ihren Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten oder am Standort sollten frühzeitig darauf geprüft werden, ob Unterlagen anzupassen und Meldungen oder Änderungsanträge erforderlich sind.
Was erhalten Sie aus unserer Beratung?
Eine auf Ihren Tätigkeitsumfang abgestimmte Dokumentation: LFSP und Cybersicherheitsprogramm, eindeutig beschriebene Zuständigkeiten sowie eine Übersicht der noch benötigten Unterlagen und Qualifikationen. Bei dokumentarischen Tätigkeiten berücksichtigen wir Arbeitsplätze, Anwendungen und Zugriffe; bei physischer Frachtbearbeitung zusätzlich die entsprechenden Betriebsabläufe.
Wir vereinbaren vorab, welche Programme, Unterlagen und Schritte zum Auftrag gehören. Ihr Unternehmen bleibt für die Umsetzung der beschriebenen Maßnahmen verantwortlich. So passen Dokumentation und betriebliche Praxis zusammen.
Was benötigen wir für ein Erstgespräch?
Sie müssen noch keinen fertigen Antrag haben. Für die erste Einordnung helfen uns folgende Informationen:
- Eine kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeiten: dokumentarische Abfertigung, Annahme, Lagerung oder eigene Kontrollen
- Den vorgesehenen Betriebsstandort und die beteiligten Arbeitsplätze beziehungsweise Frachtbereiche
- Vorhandene Sicherheitsprogramme, Zulassungsunterlagen und eine Übersicht der verantwortlichen Personen
- Angaben zu den Anwendungen und IT-Dienstleistern, die sicherheitsrelevante Frachtdaten verarbeiten
Bitte senden Sie vertrauliche Sicherheitsprogramme oder Zugangsdaten nicht über das öffentliche Kontaktformular. Den Austausch der Unterlagen stimmen wir persönlich mit Ihnen ab.
Beratung und Schulungsplanung verbinden
Welche Qualifikation benötigt wird, richtet sich nach den tatsächlichen Aufgaben und vorhandenen Nachweisen. Diese Angebote können für Ihre Planung relevant sein:
Wir helfen Ihnen bei der Zuordnung. Die Auswahl einer Schulung ersetzt keine Prüfung der individuellen Voraussetzungen.
Häufige Fragen zur Beratung und Zulassung
Kann ein Unternehmen ohne eigenes Lager reglementierter Beauftragter werden?
Auch ein dokumentarischer Tätigkeitsumfang, etwa die Erstellung von AWB und die Bearbeitung sicherheitsrelevanter Frachtdaten, kann für eine regB-Zulassung relevant sein. Entscheidend sind die tatsächlich übernommenen Aufgaben. Das Sicherheitsprogramm berücksichtigt dabei die betreffenden Arbeitsplätze und IT-Systeme.
Braucht jeder Luftfrachtbetrieb eine regB-Zulassung?
Die passende Rolle hängt von den tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten ab. Bekannte Versender, reglementierte Beauftragte und Transporteure übernehmen unterschiedliche Aufgaben. Wir besprechen mit Ihnen, welcher Status für Ihr Vorhaben relevant ist.
Muss ein reglementierter Beauftragter selbst Frachtkontrollen durchführen?
Eigene Frachtkontrollen sind nicht automatisch Bestandteil jeder Zulassung. Maßgeblich sind die zugelassenen Tätigkeiten und das Sicherheitsprogramm. Wenn eigene Kontrollen vorgesehen sind, müssen auch die dafür erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sein.
Welche Schulungen werden benötigt?
Das richtet sich nach den Aufgaben der jeweiligen Person. Für Sicherheitsbeauftragte sind insbesondere die Qualifikation nach Kapitel 11.2.5 und die vorgesehene Fortbildung relevant. Weitere Schulungen werden anhand der ausgeübten Tätigkeiten zugeordnet. Termine für Sicherheitsbeauftragte und Fortbildungstermine finden Sie auf unseren Kursseiten.
Wie lange dauert das Zulassungsverfahren?
Eine feste Dauer lässt sich vorab nicht zusagen. Der Stand Ihrer Vorbereitung, die Vollständigkeit der Unterlagen, notwendige Ergänzungen und die Terminierung der behördlichen Prüfung beeinflussen den Ablauf.
Kann ich nur die Erstellung des Sicherheitsprogramms beauftragen?
Sie können uns auch für einen abgegrenzten Teil Ihres Vorhabens anfragen. Wir klären gemeinsam, welche Informationen bereits vorliegen und welche Unterstützung Sie benötigen.
Kann ein vorhandenes LFSP überarbeitet werden?
Ja. Wir betrachten vorhandene Unterlagen zusammen mit Ihren tatsächlichen Abläufen. Veränderungen an Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten oder IT-Systemen werden dabei ebenso berücksichtigt wie offene Punkte aus bisherigen Prüfungen. Der Umfang einer Überarbeitung wird nach Sichtung der Unterlagen abgestimmt.
Kann ich ETD-Kontrollen bei mir durchführen lassen?
Unser ETD-Angebot richtet sich an reglementierte Beauftragte, deren zugelassener Tätigkeitsumfang eigene Kontrollen umfasst und deren LFSP diese Verfahren beschreibt. Auch das eingesetzte ETD-Gerät muss für den Einsatz bei Ihrem Unternehmen zugelassen sein. Deshalb klären wir die Voraussetzungen vor einer Einsatzplanung. Informationen zu unseren ETD-Kontrollen.
Das Erstgespräch ist für Sie kostenlos und unverbindlich.
Beratungsanfrage stellen
Wie können wir Sie unterstützen? Beschreiben Sie uns kurz Ihr Vorhaben oder stellen Sie Ihre Frage. Wir melden uns persönlich bei Ihnen.
Thema: Reglementierter Beauftragter (regB)
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Wenn Sie einen Videocall über Microsoft Teams wünschen, stimmen wir den Termin persönlich mit Ihnen ab und senden Ihnen anschließend die Einladung mit dem Teams-Link per E-Mail.
Telefon: +49 176 244 00 449
E-Mail: info@first-class-aircompliance.de
Die Beratung unterstützt Ihre Vorbereitung. Die Entscheidung über eine Zulassung trifft das Luftfahrt-Bundesamt.